Jefe de Administración

Somos una destacada compañía de servicios financieros a nivel regional y estamos buscando a nuestro próximo Jefe de Administración Serás responsable de supervisar y coordinar todas las funciones administrativas y de servicios generales dentro de la organización. Tu objetivo principal es asegurar que las operaciones administrativas y los servicios generales se realicen de manera eficiente, cumpliendo con los estándares de la empresa y optimizando los recursos disponibles. Tus funciones serán: Administración General: · Supervisar y coordinar las actividades de Administración, incluyendo la gestión de documentación, archivo, y correspondencia. · Implementar y mantener procedimientos administrativos para mejorar la eficiencia y la efectividad operativa. · Realizar y gestionar el presupuesto anual de Administración y controlar los gastos para asegurar el cumplimiento con las políticas financieras de la empresa. Gestión Gerencial: · Realizar agendas de gerencia semanal · Realizar agendas y programación de viajes dentro y fuera del país · Coordinar y realizar agendas de eventos corporativos · Reservas de vuelos, estadías, restaurantes y otros necesarios para gerencia Servicios Generales: · Coordinar y supervisar los servicios generales, incluyendo mantenimiento de instalaciones, seguridad, limpieza y servicios de apoyo. · Coordinar y supervisar el trabajo de su equipo directo (Recepcionistas, Auxiliares Administrativos, Encargado de Mantención, Mensajero, etc.). Responsable del completo funcionamiento de las tareas de su equipo. · Negociar y gestionar contratos con proveedores de servicios y asegurar el cumplimiento de los términos acordados. · Mantener al día el listado de proveedores del área, según formatos establecidos por su jefatura Directa. · Asegurar que las instalaciones y equipos estén en condiciones óptimas y cumplir con las normativas de seguridad y salud. · Diseñar, coordinar y controlar el Plan Anual de Mantención de oficinas. Gestión de Recursos: · Supervisar la adquisición y gestión de suministros (artículos de cafetería, aseo, oficina, mantención, etc.) y equipos necesarios para el funcionamiento eficiente de la oficina. · Controlar inventarios de bienes y suministros, y coordinar los procesos de compra y reposición. Atención al Personal: · Actuar como punto de contacto para los empleados en cuestiones relacionadas con el entorno de trabajo y los servicios generales. · Coordinar servicios y recursos necesarios para el personal, como áreas comunes, oficinas, estacionamientos, equipos y recursos necesarios para el desempeño eficiente de sus funciones. Perfil deseado · Asegurar que las operaciones del departamento cumplan con las políticas internas, así como con las leyes y regulaciones locales y nacionales. · Preparar informes y documentación requerida por su jefatura directa. · Identificar oportunidades para mejorar los procesos administrativos y de servicios generales, y liderar iniciativas de optimización. · Implementar prácticas innovadoras y efectivas para mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios proporcionados. · Liderar, motivar y desarrollar al equipo de Administración y de servicios generales, promoviendo un ambiente de trabajo colaborativo y productivo.